Vredespaleis

Directiesecretaresse (M/V)

De Carnegie Stichting is de eigenaar van het Vredespaleis in Den Haag, het wereldwijde icoon van vrede en recht. In het Vredespaleis zijn het Internationaal Gerechtshof van de Verenigde Naties en het Permanent Hof van Arbitrage gevestigd, alsmede de Haagse Academie voor Internationaal Recht. De Carnegie Stichting heeft de belangrijke taak om het Vredespaleis te beheren en de bovengenoemde instellingen op het hoogste niveau te faciliteren.

De Stichting ondersteunt deze gerenommeerde instellingen en beheert daartoe de Bibliotheek van het Vredespaleis, de oudste en meest gerenommeerde bibliotheek op het gebied van internationaal recht en vrede. Daarnaast heeft de Stichting de verantwoordelijkheid om de missie van deze ‘Temple of Peace’ onder de aandacht te brengen zoals oprichter Andrew Carnegie beoogde, en er steun voor te verwerven.

Ongeveer 40 medewerkers zetten zich dagelijks in voor het faciliteren en promoten van ‘Vrede door Recht’. Voor de Directeur van de Carnegie Stichting zoeken wij een

 Directiesecretaresse (36 uur)  (M/V)

en een communicatief vaardige, intelligente, betrouwbare en flexibele collega met een hands-on mentaliteit.

Spreek en schrijf je vloeiend Nederlands, Engels én Frans? Wil jij werken in een van de mooiste werkomgevingen van Nederland? Wil je meewerken aan wereldvrede door internationaal recht?

Vrede, vooruitgang en resultaten boeken wij alleen met gedreven en flexibele collega’s. Ben jij een zelfstandige werker die zich diplomatiek kan bewegen in de hoogste kringen van bestuurders, internationale rechters en ambassadeurs én die een sympathieke collega is voor onze eigen medewerkers in de facilitaire en de bibliothecaire dienstverlening, op het gebied van het externe relatiebeheer en de staf? Heb je geen 9 tot 5 mentaliteit? Ben je bevlogen, maar ga je ook door bij tegenwind en onder druk? Dan komen wij graag met jou in gesprek. Je rapporteert rechtstreeks aan de directeur en maakt deel uit van de stafdienst.

De functie:
De werkzaamheden van de Directiesecretaresse:

  • is verantwoordelijk voor de agenda van de Directeur en stuurt hiertoe de secretaresse/managementondersteuner aan;
  • onderhoudt in- en externe contacten van de directeur (nationaal en internationaal) in het kader van de behandeling van de mail en agenda en stelt prioriteiten bij het maken van afspraken;
  • coördineert de informatiestroom naar interne en externe relaties over gemaakte afspraken met en vragen van de Directeur;
  • beoordeelt uitnodigingen en geleidt relevante uitnodigingen door naar de Directeur;
  • attendeert de Directeur op bijzondere omstandigheden die zijn persoonlijke bemoeienis of aandacht vragen en zorgt voor het actief informeren van de Directeur met betrekking tot relevante informatie;
  • draagt zorg voor adequate aanlevering van stukken en, zo nodig, voor aanvullende informatie en stelt nadere prioriteiten voor de Directeur bij de afhandeling op basis van kennis van de inhoud van de dossiers;
  • fungeert als eerste aanspreekpunt/vraagbaak voor in- en externe relaties en instanties (o.a. Internationaal Gerechtshof); vervult een bufferfunctie tussen de Directeur en externe instanties;
  • beoordeelt binnenkomende telefoongesprekken op inhoud en importantie, verstrekt indien mogelijk zelf de benodigde informatie of verwijst door;
  • schat binnengekomen correspondentie op belang en urgentie in, voegt op eigen initiatief en naar eigen inzicht voor de afhandeling benodigde informatie toe; behandelt en screent e-mails;
  • bereidt correspondentie voor c.q. concipieert naar eigen inzicht brieven (ook in de Engelse en Franse taal) en verzamelt en bewerkt daartoe (aanvullende) informatie;
  • organiseert en bereidt naar aard en samenstelling uiteenlopende vergaderingen (o.a. bestuursvergadering en MT) voor, maakt de conceptagenda, regelt de uitnodigingen, completeert vergaderstukken, voegt relevante achtergrondinformatie bij en attendeert de Directeur op bijzondere aandachtspunten;
  • verzorgt de organisatie van (officiële) bijeenkomsten (incl. plaatsing gasten) en treedt op als gastvrouw/gastheer.

Functie-eisen:

  • HBO werk- en denkniveau;
  • gevoel voor het werken in een zakelijke organisatie binnen een publieke en diplomatieke omgeving;
  • inzicht in administratieve procesgang en organisatiestructuren;
  • ruime kennis van en ervaring met managementondersteunende werkzaamheden;
  • uitstekende schriftelijke -en mondelinge beheersing van de Engelse en Franse taal;
  • goede kennis van kantoor-ICT (MS Office) en relatiesystemen;
  • kunnen omgaan met een hoge werkdruk;
  • bereidheid flexibele werktijden te hanteren.

De Carnegie Stichting beschouwt diversiteit als kwaliteit. Het maakt niet uit waar je geboren bent, of wat je levensovertuiging is. Wij zijn nieuwsgierig naar jouw drive en intrinsieke motivatie om bij te dragen aan vrede. En we gaan uit van je vakdeskundigheid, professionaliteit en integriteit.

Wat biedt de Carnegie Stichting?

  • Werken bij de Stichting betekent een waardevolle bijdrage leveren aan de internationale samenleving.
  • Een unieke en inspirerende werkomgeving, goed bereikbaar met het OV.
  • Een 36-urige werkweek en een bij de functie passende beloning, in schaal 9 op basis van de functiewaardering van de rijksoverheid (BBRA).
  • Prima secundaire arbeidsvoorwaarden die staan beschreven in een eigen personeelshandboek, waaronder een eindejaarsuitkering (8,3% bruto van het jaarsalaris) en een vakantie-uitkering (8%).


Meer informatie:
Heb je vragen over de functie en/of de procedure? Neem dan contact op met Arriëtte Geerlings (Directiesecretaresse) Carnegie Stichting – Vredespaleis per e-mail: a.geerlings@peacepalace.org.

Solliciteren:
Herken je jezelf in bovenstaand profiel en wil je met een gemotiveerd team aan de slag voor het Vredespaleis, internationaal icoon voor vrede en recht? Solliciteer dan uiterlijk 10 mei 2021 door je Nederlandstalige CV en motivatiebrief te mailen naar vacature@peacepalace.org t.a.v. Anita van der Lek (Personeelsfunctionaris). Bij onderwerp graag vermelden “sollicitatie directiesecretaresse”. De selectieprocedure bestaat in ieder geval uit drie gespreksrondes en een referentie- en integriteitsonderzoek. De selectiegesprekken zullen plaatsvinden in week 20 t/m 22.

Wanneer het aantal reacties zeer groot is, ontvangt u alleen bericht als wij u uitnodigen voor een gesprek.